Meksystems Tietosuojaseloste - Asiakasrekisteri

Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (erit. henkilötietolaki, 523/1999, 10 ja 24 §).

1. Rekisterinpitäjä

MekSystems Oy (jäljempänä ”MekSystems”)
Y-tunnus: 2299690-2
Annankatu 29 A 28, FI-00100 Helsinki
Puhelin: +358 400 430 892

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Matti Kerätär, MekSystems Oy
Puhelin: +358 400 430 892
Sähköposti: matti.keratar[@]meksystems.fi

3. Rekisterin nimi

MekSystems:n asiakkuuteen perustuva tietorekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, myyntiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa sähköisesti ja kohdennettuna.

Henkilötietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttö ei ole yhteensopimaton palveluiden käyttötarkoitusten kanssa. Kaikesta käsittelystä tiedotetaan rekisteröityjä.

Henkilötietojen käsittelyn yleinen edellytys: henkilötietolain 8 § 1 momentin 1, 2, 5, 6 ja 7 kohdat.

5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste

Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • käsittelyluvat ja -kiellot
  • sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot
  • myynninedistämiseen liittyvät tiedot
  • asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostit ja tekstiviestit)

Rekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

  • laskutus- ja perintätiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyltä itseltään ja viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi). Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika on sopimuksen voimassaoloaika ja tämän jälkeen 12 kk MekSystemsin varmuuskopiotietokannassa.

Kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi MekSystemsin teknologiantoimittajille, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat asiakasrekisterin toiminta-ajatusta.

Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli MekSystems myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

10. Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.

11. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

12. Automaattinen päätöksenteko

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön tehneen luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi kuitenkin pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

MekSystems kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. MekSystems suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Päivitetty 08.08.2018.

Contact us using form below.

Please, enter your name
Please, enter your phone number
Please, enter your e-mail address Mail address is not not valid
Please, enter your message